Achat FM, Achat complexe...
| UN
DOSSIER RÉALISÉ PAR... |
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| | ALGOÉ
Consultants
Tour Gamma - 193 rue de Bercy - BP 140 - 75560 PARIS Cedex
12
Tél.
: 01 53 02 26 00 • Fax : 01 53 02 27 40
Site Web : www.algoe.fr
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Sommaire 1.
Faire faire, oui mais comment ?
2. La
démarche à suivre pour mettre en oeuvre le FM
3.
La
triple difficulté de l'achat FM
4.
F.M.
: les résultats observés par Algoé
5.
L'achat
FM, un projet transversal
1. Faire faire, oui mais comment ? 
D'un
côté, les dirigeants d'entreprises s'interrogent à nouveau sur le périmètre de
leurs compétences stratégiques pour mieux se consacrer au développement du cœur
de métier.
Ils sous-traitent déjà, mais encore le plus souvent en ordre dispersé,
près de 40% des dépenses facility...
...
Comment professionnaliser ces achats ? De
l'autre côté, l'offre de sous-traitance est en pleine évolution
: les prestataires se regroupent, constituent des packages FM, du multiservice-multisiste
au full-service, incluant maintenant des investissements pour le compte de leurs
clients qu’ils mutualisent...
Ils prônent l'engagement de résultat, l'optimisation
des processus, la démarche qualité, l'élargissement des prestations FM, une réduction
drastique des coûts (–30% ?).Plus le transfert de salariés, le partenariat, l'aide
à l'externalisation, le partenariat...
... Argument commercial ou réalité
? Passé
le stade de la reconnaissance des véritables domaines stratégiques de l'entreprise,
la question "faire ou faire faire" cède la place à l'interrogation sur le comment.
En France, les trois prochaines années verront la consolidation puis le déploiement
rapide mais maîtrisé des solutions FM. - Diagnostic
de l'existant
- Affirmation
politique support
- Programmation
du changement
- Appel
à la concurrence et choix du prestataire FM
- Mise
en œuvre et supervision
- Evaluations
périodiques
- Plan
de Progrès Permanent
Car
au-delà de la démarche, somme toute assez traditionnelle, l’acte d’achat FM et
un achat de service complexe : ·
il n’y a pas de catalogue
pour normaliser -ne serait-ce qu’un peu- un tel service : le processus de demande/réalisation/réception
d’un service FM relève à la fois de la hot-line à l’écoute du client interne –qui
ne paye pas toujours-, de la prestation récurrente mais en même temps du chantier
ou de l’intervention pompier, du contrôle de satisfaction dans un contexte " multicritère
" : le spécialiste FM, s’il doit bien industrialiser son process ne saura le réduire
à la vente de crayons... ·
ça change tous les jours.
Que ce soit en terme de périmètre ou de niveau de service, l’entreprise moderne
bouge en permanence, la nécessaire réactivité opérationnelle impose que les responsables
de l’achat continuent à se mobiliser sur le cahier des charges, les indicateurs
de résultats, les avenants financiers, les factures du hors forfait... et à tracer
toutes ces modifications... ·
l’équilibre économique,
clause légale, nécessite de respecter les conditions de pérennité du prestataire
extérieur. Se limiter à lui imposer 30% d’économie sans contrepartie s’avère immédiatement
contraire à l’intérêt du client. Et comment alors demander à son prestataire de
devenir partenaire à la recherche des plans de progrès fructueux ?
4. F.M.
: les résultats observés par Algoé
| Avant
le FM |
Dès la première
année |
A 3 ans |
| Sur
et sous-qualités conjuguées |
Conformité
aux attentes |
Conformité aux besoins et certification
qualité | |
Coûts méconnus et/ou non maîtrisés
| Coûts
identifiés et réduits de 15 % |
Coûts
optimisés à un niveau -30%
| |
Difficulté à rester professionnel
| Professionnalisme
en exécution de prestations |
Professionnalisme
en exécution et en gestion déléguée | |
Atomisation
des sous-traitants |
Regroupement multiservice
| Recours
optimal aux spécialistes | |
Agents
internes isolés |
Salariés dans une société dont c'est
le cœur de métier |
Plan de carrière accessible
|
5.
L'achat
FM, un projet transversal
Bref, l’acte d’achat
ne sera réussi que si plusieurs compétences se réunissent : ·
le prescripteur,
s’il est spécialiste des métiers FM, ·
l’acheteur (de service),
s’il a effectué avant un marketing achat sur ce domaine, ·
le
responsable qualité, en charge des contrôles des processus de certification,
· le
juridique, s’il connaît les
conditions d’application de l’engagement de résultat, du non-délit de marchandage..., ·
les ressources humaines,
car le chef d’établissement n’est pas sans responsabilité devant l’entreprise
extérieure et ses salariés (transférés ou non), ·
" last but not least ", l’état major,
pour deux raisons :
+ la dépense FM (voir détail) est lourde pour l’entreprise,
+ la réactivité de toute l’entreprise et sa capacité d’anticipation dépendent
de la performance du FM. Mais
achat complexe ne veut pas dire achat impossible. Les
réussites françaises en attestent régulièrement depuis trois années. Elles sont
le fruit d’une attention particulière des deux parties. Les
entreprises prestataires extérieures l’ont bien compris. Les
entreprises dynamiques qui sont leurs clients l’ont vite appris.
05/05/2000
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