APROGED

Association des Professionnels de la GED

APROGED 101 avenue du général Leclerc - 75014 PARIS Tél. : 01 30 59 20 11 • Fax : 01 30 59 20 08 E-mail : aproged@wanadoo.fr • Site web : www.aproged.org

Sommaire

I. La GEIDE
I.1. Un outil stratégique pour la performance de l'entreprise
I.2. Un métier de spécialiste à l'usage de tous
I.3. Les étapes du processus de mise en place d'un système de GEIDE

I.3.1. L'acquisition des documents
I.3.2. L'acquisition des index
I.3.3. Les techniques et les métodes d'indexation
I.3.4. Stockage et conservation des documents
I.3.5. Recherche, restitution et diffusion dans un système GEIDE

II. APROGED
II.1. L'association
II.2. Missions et réalisations
II.3. Les prochains rendez-vous de l'APROGED

II.3.1. Le Forum de la GEIDE 2001
II.3.2. Les Séminaires de l'APROGED

II.4. Les études et publications de l'APROGED

II.4.1. Livre Blanc : Certification des systèmes de gestion documentaire
II.4.2. Annuaire professionnel
II.4.3. Le dossier pédagogique

II.5. Organisation et fonctionnement

L'APROGED rassemble les concepteurs, éditeurs et intégrateurs de GEIDE ; c'est-à-dire les entreprises qui ont pour vocation significative à mettre en oeuvre des modules d'acquisition, de conservation et de restitution de l'information de nature à créer une véritable application fonctionnelle capable "d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques existants" au sein de l'entreprise".

I.1. Un outil stratégique pour la performance de l'entreprise

• Comment gérer au mieux les flux croissants d'information tant externe qu'interne ?
• Comment stocker, archiver et sur quels supports?
• Par quelle technique documentaire accédera-t-on au plus vite au renseignement pertinent ?
• comment le faire parvenir en temps réel à son destinataire ?

• une recherche de compétitivité, de réactivité ou de service au client,
• des gains de productivité en recherche, diffusion et classement,
• l'organisation, le contrôle et la fiabilisation des flux et de l'accès aux documents,
• la gestion et la conservation du savoir-faire, de la "mémoire" et du patrimoine de l'entreprise,
• la sécurisation de l'information.

• les consultants
• les éditeurs de logiciels
• les intégrateurs,
• les constructeurs de matériels,
• les spécialistes du traitement de l'information...

• direction financière et département comptable
• service commercial
• communication et marketing
• services généraux
• production...

La diversité des profils d'utilisateurs implique qu'il n'y ait pas de "système universel", mais des systèmes adaptés à chaque problématique posée par les départements concernés.

I.3. Les étapes du processus de mise en place d'un système de GEIDE

Plusieurs grandes étapes de mise en œuvre doivent être pensées, structurées et réalisées pour obtenir un système de GEIDE performant :

Au préalable, une étude méthodologique, tenant compte de l'organisation de l'entreprise, va permettre d'évaluer l'existant et de définir les objectifs assignés à un système de GEIDE. Il aboutira à l'élaboration d'un cahier des charges qui posera les règles du futur système.

I.3.1. L'acquisition des documents

La première étape consiste à capturer l'information.

L'acquisition des documents va s'effectuer au travers des techniques de numérisation et d'automatisation des procédures de récupération des données. Des filtres seront mis en place en fonction des différents formats de documents.

I.3.2. L'acquisition des index

En même temps que l'on saisit les documents, il faut procéder à l'acquisition des index qui serviront au classement et à la recherche ultérieure des documents. L'indexation est une étape essentielle et indispensable au bon fonctionnement d'un système de GEIDE.
L'acquisition des index peut être effectuée manuellement (avec ou sans enrichissement automatique) ou automatiquement par le biais, notamment, de codes à barres, OCR/ICR (Reconnaissance Optique de Caractères), LAD (Lecture Automatique des Documents).
De cette opération, véritable clé de voûte du système, dépendra la pertinence fonctionnelle globale de l'application.

I.3.3. Les techniques et les métodes d'indexation

Plusieurs systèmes d'indexation coexistent, notamment : le SGBD (Système de Gestion de Bases de Données), le dictionnaire de mots-clés, le Système en Texte Intégral, voire une combinaison des systèmes...

I.3.4. Stockage et conservation des documents

Le stockage ou l'archivage des informations sera organisé en fonction de la nature du document sur des supports appropriés avec le souci constant de garantir la pérennité de l'application.
La fréquence d'accès est un élément important à prendre en compte pour le stockage des informations.

I.3.5. Recherche, restitution et diffusion dans un système GEIDE

Le partage et l'accès à l'information constituent la finalité du système mis en place.

Elle peut s'effectuer sur différents modes en fonction des besoins : la recherche d'information, la restitution qui consiste à afficher, imprimer ou exporter un document, enfin, la diffusion par fax, messagerie, Workflow, Groupware, internet, intranet ou CD-ROM, doivent pouvoir s'effectuer le plus simplement pour le plus grand nombre d'utilisateurs concernés.

II.1. L'association

Créée en janvier 1994 par les principales sociétés professionnelles de la GEIDE , l'APROGED s'est donné pour mission d'organiser et de développer le marché de la GEIDE sur le territoire national, afin qu'il retrouve la place qui doit être la sienne au sein du marché européen.

Association loi 1901, elle a pour buts :

• élaborer, respecter et faire respecter une charte propre au domaine de la GEIDE
• promouvoir la GEIDE dans un esprit d’éthique

• aider les utilisateurs en cas de défection d’un de ses membres
• informer ses adhérents du marché, des produits, des sociétés

• éduquer le marché, le grand public

Aujourd'hui, l'Aproged regroupe plus de 80 sociétés spécialisées dans le domaine de la Gestion Electronique de Documents, soit plus des 3/4 du marché. Ce sont des éditeurs de logiciels, des constructeurs, des distributeurs de composants et matériels spécialisés, des prestataires de services et des consultants.

II.2.Missions et réalisations

Pour organiser la profession, l'APROGED s'est investie dans une réflexion en profondeur qui a abouti à l'élaboration d'une charte d'éthique à laquelle chaque adhérent est tenu de souscrire.

Cette première réflexion a été l'opportunité de clarifier le concept de GED (Gestion Electronique de Documents) et de le définir tout en posant clairement les périmètres du marché.

C'est au détour de cette réflexion qu'est née l'appellation GEIDE (Gestion Electronique d'informations et de Documents Existants), mieux adaptée au métier.

A partir de cette étape fondatrice, l'APROGED a mis en place son programme d'actions basé sur l'information et l'éducation du marché.

II.3. Les prochains rendez-vous de l'APROGED

II.3.1. Le Forum de la GEIDE 2001

Depuis octobre 1994, l'APROGED organise au CNIT, le Forum de la GEIDE. Celui-ci est aujourd'hui le rendez-vous incontournable des professionnels de la Gestion Electronique d'Informations et des Documents pour l'Entreprise.

La 8ème édition du FORUM de la GEIDE aura lieu les 10,11,12 octobre 2001 au CNIT - La Défense - PARIS.

Aujourd'hui, ce salon trouve son prolongement avec le Forum Interactif de la GEIDE, un salon virtuel, permanent et consultable à l'adresse Internet : www.forum-geide.com

II.3.2. Les Séminaires de l'APROGED

Ces sessions d'information sur les techniques de la gestion électronique de documents ont été inaugurées à Paris en octobre 1996.

Elles offrent aux visiteurs et futurs utilisateurs des conférences pédagogiques illustrées par des démonstrations opérées par les adhérents de l'APROGED qui viennent y exposer leur savoir-faire et leurs produits.

Pour la première fois en 1998, l'APROGED est allée à la rencontre des utilisateurs de GEIDE en région Rhône Alpes où une journée professionnelle a réuni de très nombreux participants autour de 18 sociétés intervenantes et exposantes. Devant ce succès, des journées professionnelles en région sont organisées chaque année.

II.4. Les études et publications de l'APROGED

II.4.1. Livre Blanc : Certification des systèmes de gestion documentaire

Actuellement, en France, les enregistrements de documents électroniques sur disques optiques numériques n'ont pas encore de valeur légale.

Partant de ce constat qui peut être ressenti comme un frein au développement du marché des systèmes de gestion électronique de documents, l'APROGED a pris l'initiative de faire évoluer la situation et a proposé des axes de réflexion en vue d'une certification des systèmes de gestion électronique de documents.

L'AFNOR a accueilli cette démarche avec intérêt et la sortie de ce Livre Blanc, en octobre 1997, a été saluée par les pouvoirs publics.

II.4.2. Annuaire professionnel

L'APROGED a réalisé un annuaire qui recense ses membres, professionnels de la GEIDE et donne leurs spécificités.

II.4.3. Le dossier pédagogique

L'APROGED a également édité un dossier pédagogique de la GEIDE, la norme Technique GED 1.1 et un glossaire des termes de la GEIDE.
Ces dossiers sont maintenant accessibles sur le serveur internet de l'association : www.aproged.org.

II.5. Organisation et fonctionnement

Association loi de 1901, l'APROGED est dirigée par un Bureau Exécutif renouvelé tous les deux ans :

Président :

Jean-Pierre Blanger (société BVA Myfra)

Trésorier :

Laurent Prevel (Cabinet Laurent Prevel Conseil)

Vice-Président Commission Consultants :

Bruno Couderc (cabinet BJC Consultants)

Vice-Président Commission Communication - Education :

Benoît Tirard (société Zylab France)

Vice-Président Commission Relations Associations Professionnelles :

Jean-Yves Le Chartier (société Headway Mediagraph)

Vice-Président Commission Utilisateurs :

Bernard Olivier (Mandat) (société JLB Informatique).

Vice-Président Commission région PACA :

Alain Halvick (société Mikros)

Vice-Président Commission région Rhône Alpes :

Artak Abedi (société Damaris)

Les commissions et le Bureau se réunissent chaque mois et quatre Assemblées
Générales des adhérents sont programmées chaque année.